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理事会運営用IT ツール選定の悩み

理事会のOA 化というか、IT を使った運営をしている組合産は多いと思います。
うちも昨年から試行して、理事全員にiPad を配ってやってみたら意外と快適。
そこで今年から本格運用と思っているんですが、問題はツールを何にするか?

理事会の運営だから、次のようなことが出来ればいいわけです・
1. 招集通知
2. 議案項目の整理
3. 議案の配布閲覧
4. 緊急の場合のネット投票による決議

そんなことなら、全部サイボウズLive! できまりでしょう。
という答えが帰ってきそうですが、問題は共有フォルダー。

共有フォルダーに欲しい機能は2つ。
a. ディレクトリーが切れて、階層構造でファイルを管理できる
b. ローカルと自動的に同期。

この機能が欲しいのなら、Dropbox でしょう。
それは百も承知。だから、いまうちは、Dropbox を使ってます。
ファイルの自動更新というのは、楽ですよ。
常に最新のファイルがローカルに出来るんで、「違うファイルを見ていた」
という間違いは起こりませんからねえ。

となると、招集通知や議案の整理。
いまはYahoo ML を使って、直接流すようにしてます。

まあ、IT に苦手意識なく使いこなせる人には、この複数利用方式で問題はないのですが、
一つのツールで全部一度の出来たら、それはそれで嬉しい。

そこで、サイボウズか、あるいは打ちのマンションで導入している「まんぼー」の
出番となるわけですね。

どちらも、書き込みがあれば登録したメールアドレスに自動で通知を飛ばす機能、
掲示板機能、アンケート機能、スケジューラーなどは持っているんで、
甲乙付けがたい状態。

まんぼーがすでに入っているので、そっちを活用するのが王道だなと思いつつ、
今ひとつ踏み切れないのはID の問題。

理事会運営に使おうという発想がなかったものだから、
一家族一ID を割り振ったんですよねえ。
まあ、これは運営側に頼んでID を追加発行してもらえれば済むのだけど・・・

どっちにするか、もう少し悩みますか(笑)

ちなみに、理事会資料はDocuWorks 文書にして配布。
縦書きと横書きの文書や大きさの違う文書の混在も出来るし、
ページも打てるし意外と優れもの。iPad のViewer も無料。